Casos de Éxito

INGENIOS INCAUCA Y PROVIDENCIA

Se implementó el sistema de Gestión documental, logrando homologar y refinar procesos documentales en ambas sociedades. Incluyó el levantamiento y validación de las tablas de retención documental (TRD), la integración de documentos comunicaciones y de facturas con el proceso de abastecimiento por compras desde el pedido hasta la compensación, además , la radicación automática de pedidos de venta asociando el pedido, la entrega y la factura en formato PDF a su registro o radicado, y otras funcionalidades de EURODOC gestión documental como notificaciones de vencimientos de pólizas, contratos, correspondencia enviada y recibida, y demás documentos, complementando con la gestión de ubicaciones topográficas , entre otras.

Se logró mejorar tiempos de gestión, reducción de costos por consumo de papel, fotocopias y almacenamiento, logrando así reducción de reprocesos y agilidad en la gestión del área de tesorería.

Fecha de implementación: 03 marzo-27 junio 2012

GRUPO CONCONCRETO

FACTURACIÓN: El mayor impacto positivo que se logró al implementar el sistema de gestión documental EURODOC y el workflow, fue optimizar el manejo de la facturación de proveedores y anticipos, gracias a este, evitan incurrir en dobles pagos y obtienen el ahorro de un importante capital al obtener descuentos por pronto pago de sus proveedores.

Gracias a nuestro sistema de gestión documental se alcanzó a disminuir el tiempo de procesamiento de una factura; de 8 días, se disminuyó a 1 día.

EUROTRAVEL: Por medio de la plataforma el sistema de gestión documental EURODOC y el workflow de EUROTRAVEL, Conconcreto logro administrar la solicitud, la aprobación, el trámite y la compensación de los gastos realizados durante los viajes de sus funcionarios, todo esto con la agilidad y eficiencia del caso.

Fecha de implementación: nov 2008 – ene 2009

HOSPITAL GENERAL DE MEDELLÍN LUZ CASTRO DE GUTIÉRREZ E.S.E

HOSPITAL GENERAL DE MEDELLÍN GANADOR DE LA “CONVOCATORIA RECONOCIMIENTO AL LOGRO 2016” DE ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE USUARIOS DE SAP.

Con la implementación del sistema de gestión documental EURODOC, se integró diversas funcionalidades del ERP en el campo de facturación por compras materiales y servicios, Pedidos de ventas, Correspondencia recibidas, enviadas, Pólizas, entre otras,  y en la vertical de SALUD (ISH- SAP- HOSPITAL INFORMATION SYSTEMS), con el sistema de gestión documental EURODOC se fortaleció e incrementó la eficiencia de tiempos durante el triage y atención de pacientes, elevando  la aplicación a un alto nivel que se extendió a la integración de las funcionalidades de PQR, Administración de Actas de Comité y seguimiento de compromisos,  Administración y Publicación de los Documentos de Calidad y consulta del mapa de procesos vía WEB, Historias clínicas, Eventos Adversos,

Fecha de implementación:  noviembre 17 2015 a agosto 28 de 2015

EDUARDOÑO S.A.

Esta empresa ha logrado estandarizar sus procesos internos y ha mejorado sus relaciones comerciales gracias a la agilidad en el trámite de las facturas y los demás documentos concernientes a sus negociaciones.

Adicionalmente se desarrolló y adiciono al estándar la funcionalidad para la radicación automática de facturas asociadas a los pedidos de venta, de este modo se obtuvo una total trazabilidad de la información relacionada con las ventas, pasando desde el pedido hasta la entrega.

Fecha de implementación: 09 May-15 oct 2011

SUCROAL S.A.

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios,  radicación automática de pedidos de ventas, Pólizas;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: marzo 28 a junio 10 2016

FUNDACIÓN CLINICA VALLE DEL LILI

En esta prestigiosa clínica del valle del cauca se implementó a cabalidad y con éxito el sistema de Gestión documental, integrado a la vertical Salud ( Modulo ISH SAP ).

Después de la implementación, se logró optimizar los tiempos de ejecución y consulta en los procesos documentales, como facturas de compra de suministros y servicios. y los demás documentos que conforman la historia clínica del paciente, facilitando así la consulta de esta información por medio del episodio especifico del paciente, o su historia clínica agrupando todos sus episodios.

En general se logró mejorar tiempos de gestión y atención al usuario, reducción de costos por consumo de papel, fotocopias y su almacenamiento, logrando así reducción de reprocesos.

Fecha de implementación: 26 mayo – 01 septiembre 2014.

GRUPO PLASTICAUCHO – VENUS COLOMBIANA

MY PARTNER tuvo importante participación en la implementación del ERP SAP en los módulos de MM, FI, SD.

Además, se desarrolló y adiciono al estándar la funcionalidad para la radicación automática de facturas asociadas a los pedidos de venta, de este modo se obtuvo una total trazabilidad de la información relacionada con las ventas, pasando desde el pedido hasta la entrega.

Fecha de implementación: 11 oct – 20 dic 2010

SOLLA

Extendió la aplicación de la herramienta a las diferentes plantas del país en ITAGÜÍ, BELLO, BUGA, GIRÓN Y MOSQUERA, cubriendo los procesos de facturación por compras, ventas, correspondencia enviada y recibida.

Fecha de implementación:  junio 07 a sept 16 2016

METRO DE MEDELLÍN

Se amplió el alcance y la funcionalidad del sistema de gestión documental EURODOC de tal forma que logro integrar tareas y responsabilidades de forma inmediata y eficaz para atender los procesos más críticos del negocio como son las Facturas por compras, tramite y respuesta a los Derechos de Petición,  Administrar las Actas de comités y seguimiento de compromisos con los respectivas notificaciones y control. Así mismo la facilidad para radicar y consultar los documentos a través de la intranet.

Fecha de implementación:  octubre 19 de 2016 a enero 27 de 2017

GRUPO NUTRESA

MY PARTNER tuvo importante participación en la implementación del ERP SAP en los módulos de MM, FI, SD, SAP Portals.

Además, se implementó el sistema de gestión documental EURODOC en más de 40 empresas del grupo (Noel, Zenu, Chocolates, Colcafé, Setas, Doria, Meals, Cream Helado, la Receta, Novaventa, Berard, Bon, etc.), el cual ha servido de gran apoyo en el trámite de las facturas de proveedores e importaciones de cada una de sus empresas a nivel mundial.

ORGANIZACIÓN ARDILA LÜLLE

Se integró el proceso de radicación de Facturación por compras del grupo de la Organización Ardila Lule,  se extendió a la Radicación y consulta de documentos a través de la WEB.

Fecha de implementación: noviembre 03 de 2015 a febrero 26 de 2016

CARTONES AMÉRICA

El sistema de gestión documental EURODOC se implementó en varios países.

En Argentina en la sociedad Impaco

En Colombia en Cartones América.

En PERU en Papelera del Sur.

En CHILE en Chilempack.

En ECUADOR en Corrugadora Nacional Cransa.

Con la integración del proceso de Radicación automática de Facturas Electrónicas por compras de materiales y servicios, desde la radicación de las facturas, la recepción de los materiales – servicios, la contabilización y el plan de pago se integró además el   proceso de Creación de Clientes y de Proveedores con el respectivo flujo de trabajo y notificación vía Work Flow a los participantes.  Todo esto redundó en la agilidad, control y seguridad del proceso de recepción de los materiales y servicios en un sitio geográfico y la contabilización y el pago en otro muy distante.

CIAMSA

Con la integración del proceso de Radicación automática de Facturas Electrónicas por compras de materiales y servicios, desde la radicación de las facturas, la recepción de los materiales – servicios, la contabilización y el plan de pago.  Todo esto redundó en la agilidad, control y seguridad del proceso de recepción de los materiales y servicios en un sitio geográfico y la contabilización y el pago en otro muy distante.

Fecha de implementación: julio 07 de 2022 a octubre 05 de 2022

GREENLAND/BANACOL

Con la integración del proceso de Radicación automática de Facturas Electrónicas por compras de materiales y servicios, desde la radicación de las facturas, la recepción de los materiales – servicios, la contabilización y el plan de pago.  Todo esto redundó en la agilidad, control y seguridad del proceso de recepción de los materiales y servicios en un sitio geográfico y la contabilización y el pago en otro muy distante.

Fecha de implementación: julio 06 de 2020 a octubre 01 de 2020

GRUPO DINPRO

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: julio 02 de 2019 a octubre 10 de 2019

INGENIO IPBJ 

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: junio 06 de 2022 a septiembre 13 de 2022

INGENIO RISARALDA

Con la integración del proceso de Radicación automática de Facturas Electrónicas por compras de materiales y servicios, desde la radicación de las facturas, la recepción de los materiales – servicios, la contabilización y el plan de pago.  Todo esto redundó en la agilidad, control y seguridad del proceso de recepción de los materiales y servicios en un sitio geográfico y la contabilización y el pago en otro muy distante.

Fecha de implementación: octubre 13 de 2020 a diciembre 01 de 2020

JARAMILLO MORA CONSTRUCTORA

Con la integración del proceso de Radicación automática de Facturas Electrónicas por compras de materiales y servicios, desde la radicación de las facturas, la recepción de los materiales – servicios, la contabilización y el plan de pago.  Todo esto redundó en la agilidad, control y seguridad del proceso de recepción de los materiales y servicios en un sitio geográfico y la contabilización y el pago en otro muy distante.

Fecha de implementación: noviembre 21 de 2022 a marzo 02 de 2023

NUTRIAVICOLA

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: febrero 13 de 2017 a mayo 05 de 2017

PLASTILENE

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: marzo 21 de 2021 a julio 06 de 2021

PRODUCTO RAMO

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: agosto 14 de 2017 a noviembre 11 de 2017

QUIMPAC

Se realizó el análisis y levantamiento de las tablas de retención documental -TRD, proceso radicación correspondencia recibidas y enviadas, Facturación por compras de materiales y servicios;  lográndose  un control efectivo y oportuno del flujo de la información y tramite de los documentos al interior y fuera de la empresa.

Fecha de implementación: diciembre 01 de 2020 a marzo 01 de 2020